OBVESTILO POSAMEZNIKOM PO 13. oz. 14. ČLENU SPLOŠNE UREDBE O VARSTVU PODATKOV (GDPR) GLEDE (SKUPNE) OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV – APLIKACIJA SPLETNA UČILNICA
Kdaj Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, socialno podjetje nastopa kot samostojni upravljavec in kdaj kot skupni upravljavec vaših osebnih podatkov v kontekstu aplikacije Spletna učilnica?
Zavod nastopa v vlogi samostojnega upravljavca vaših osebnih podatkov predvsem v primerih, kadar si kot uporabnik aplikacije Spletna učilnica ustvarite uporabniški račun oziroma izpolnite prijavni obrazec za namene prisostvovanja na izobraževanjih Zavoda. V takih primerih svoje osebne podatke zaupate zavodu kot samostojnemu upravljavcu osebnih podatkov.
Zavod nastopa kot samostojni upravljavec osebnih podatkov tudi v primerih vaših drugih interakcij z zavodom, torej kadar obiščete spletno stran zavoda na naslovu https://simbioza.eu, oziroma se poslužite njegovih drugih storitev, kot je natančneje opredeljeno v informacijah o varstvu osebnih podatkov, ki sicer veljajo v zavodu in so dostopne na povezavi: www.simbioza.eu/varstvo-osebnih-podatkov/.
Zavod pa lahko sicer nastopa tudi v vlogi skupnega upravljavca osebnih podatkov v primerih, kadar omogoča uporabo lastne aplikacje Spletna učilnica šolam, društvom in drugim partnerjem (v nadaljevanju: koordinatorji), ki vanj vnašajo osebne podatke udeležencev njihovih izobraževalnih in drugih programov, ko te osebe same z namenom udeležbe na tovrstnih dogodkih vnašajo svoje osebne podatke v aplikacijo (npr. izpolnitve obrazca, vnosa vsebin, ipd.), kot je opredeljeno v nadaljevanju tega dokumenta:
PODATKI O SKUPNIH UPRAVLJAVCIH VAŠIH OSEBNIH PODATKOV GLDE UPORABE APLIKACIJE SPLETNA UČILNICA:
- Upravljavec:
Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, socialno podjetje
Letališka cesta 3
1000 Ljubljana
matična številka: 6605621000
davčna številka: SI 49944606
elektronski naslov: info@simbioza.eu
telefon: 040 336 311
ki ga zastopa ga. Katja Pleško, direktorica
(v nadaljevanju: zavod).
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v zavodu je dosegljiva na naslovu dpo@simbioza.eu.
- Upravljavec:
Posamezni ponudnik izobraževalnnega programa oziroma vsebin v aplikaciji Spletna učilnica (koordinator)*
*katerega naziv, naslov in zakoniti zastopnik, kakor tudi elektronski naslov zakonitega zastopnika in ime ter priimek predstavnika koordinatorja, s katerim zavod skupaj izvaja on-line izobraževalne programe in nudi izobraževalne vsebine v okviru aplikacije Spletna učilnica, v kateri si kot posameznik registrirate uporabniški račun, so na voljo na podstrani zadevnega izobraževalnega programa oziroma vam bodo posredovani, če nas v zvezi s tem kontaktirate na naslovu: dpo@simbioza.eu (v nadaljevanju: »koordinator«).
KOMU VSE ZAUPATE VAŠE OSEBNE PODATKE, KADAR SI V APLIKACIJI SPLETNA UČILNICA REGISTRIRATE UPORABNIŠKI RAČUN?
V prvi vrsti podatke vedno zaupate samo zavodu, kadar ta preko aplikacije Spletna učilnica izvaja lastni izobraževalni program oziroma izobraževalne vsebine.
Kadar pa zavod v sodelovanju s posameznim koordinatorjem soorganizira skupni izobraževalni program oziroma vsebine, na katere se prijavljate preko spletnega obrazca aplikacije Spletna učilnica kot registriran uporabnik, pa podatke zaupate tudi organizatorju zadevnega izobraževalnega programa oziroma vsebine (koordinatorju) oziroma njegovi ustanovi (pravni osebi), kot partnerju zavoda.
V obeh primerih vaše osebne podatke zaupate torej tistim zaposlenim osebam zavoda oziroma koordinatorja, ki imajo na podlagi svojih delovnih nalog pravico vpogledovati ali kako drugače obdelovati (kot bo navedeno v nadaljevanju) vaše osebne podatke v povezavi z izobraževalnim programom (npr. znotraj aplikacije Spletna učilnica vpogledovati v izvajanje programa, vam na vneseni elektronski naslov poslati gradivo, ipd.).
Podatki o posemeznem koordinatorju, ki skupaj z zavodom kot skupni upravljavec obdeluje vaše osebne podatke v povezavi z izobraževalnim programom, na katerega ste se prijavili oziroma v povezavi z aplikacijo Spletna učilnica, so na voljo na podstrani zadevnega izobraževalnega programa oziroma vam bodo posredovani, če nas v zvezi s tem kontaktirate na naslovu: dpo@simbioza.eu.
KATERI OSEBNI PODATKI SE OBDELUJEJO IN V KATERE NAMENE?
Pri prijavi na izbrani dogodek preko aplikacije Spletna učilnica se lahko obdeluje vaše*:
1) ime in priimek
2) datum rojstva
3) naslov
4) elektronski naslov
5) podatke o udeležbi v projektu Spletne učilnice (npr. fizična izjava za kreiranje računa, lista prisotnosti, potrdilo o udeležbi, ipd.)
*pri čemer gre lahko pri nadpisanih podatkih tudi za osebne podatke oseb, ki nastopajo kot zakoniti skrbniki otrok, mlajših od 15 let, oziroma oseb, ki nimajo polne poslovne sposobnosti, v kolikor je aplikacija take osebe zaradi starostne ali druge omejitve pozvala, da vpišejo svoje podatke.
Zavod bo za svoje namene obdelav osebnih podatkov, poleg nadpisanih podatkov obdeloval še vaše
1) geslo uporabniškega računa,
2) metapodatke o rabi aplikacije.
Ob pridobitvi posebnih soglasji, kar še posebej velja v primeru oseb, ki so mlajše od 15 let oziroma oseb, ki nimajo polne poslovne sposobnosti, bosta skupna upravljavca lahko obdelovala še:
– fotografije udelženca skupnega dogodka, v kolikor bosta za to pridobila posebno soglasje.
Zavod in posamezni koordinator kot skupna upravljavca v vsakem primeru obdelujeta le toliko in le tiste vrste osebnih podatkov, kot so sorazmerni glede na posamezni namen obdelave.
Skupni nameni obdelav osebnih podatkov
Zavod in posamezni koordinator bosta kot skupna upravljavca osebne podatke obdelovala za naslednje namene obdelave:
1.) sprejemanje in odgovarjanje na vprašanja v zvezi z rabo aplikacije Spletna učilnica (npr. vprašanja poslana kontaktnim osebam, zastavljena ob oddaji fizične izjave, ipd.)
2.) obvesčanje posameznikov o novostih, novicah, dogodkih in nadgradnjah v zvezi z aplikacijo Spletna učilnica (npr. prek »newsletter«-jev, obvestil znotraj aplikacije, ipd.)
3.) izvrševanje in pomoč pri izvrševanju posameznikovih pravic po Uredbi, ter potencialno razreševanje odškodninskih zahtevkov ali zahtev za namene inšpekcij, ter dokazovanja upravičenosti stroškov sofinanciranega projekta (npr. posredovanje fizičnih izjav, dokazovanje upravičenosti projekta pri ponudniku javnih sredstev za sofinanciranje operacij, ipd.),
4.) za promocijske namene (npr. nagradni natečaj za sodelujoče koordinatorje, pri čemer lahko v ta namen koordinator, ob pridobitvi dodatnih soglasij, opravil fotografiranje uporabnikov).
Ločeni nameni obdelav osebnih podatkov – zavod
Zavod bo kot samostojni upravljavec osebne podatke obdelovala za naslednje namene obdelave:
1.) delovanja temeljnih funkcionalnosti aplikacije Spletna učilnica (ročno kreiranje računa, shranjevanje podatkov na strežniku pogodbenega podobdelovalca, ipd.)
2.) izvajanja podpore uporabnikom in reševanja morebitnih težav pri uporabi aplikacije Spletna učilnica (npr. komuniciranje z uporabnikov glede delovanja aplikacije, vpogledovanje v podatke v zaledju aplikacije, ipd.)
3.) za analitične namene (npr. beleženje IP naslovov naprave, ter metapodatkov o rabi aplikacije)
4.) dokazovanja upravičenosti in pravilne izvedbe projekta (npr. posredovanje liste prisotnosti in ob pridobitvi ustreznih soglasij tudi fotografij uporabnikov Uradu Republike Slovenije za mladino, Evropski Komisiji, zadevnim Ministrstvom RS, ipd.),
Ločeni nameni obdelav osebnih podatkov – koordinator
Koordinator bo kot samostojni upravljavec osebne podatke obdeloval za naslednje namene obdelave:
1.) vnosa podatkov v aplikacijo ob pridobitvi soglasja,
2.) izvajanja učnega programa in spremljanje napredka,
3.) zbiranja list prisotnosti in liste prijav
4.) dokazovanja upravičenosti in pravilne izvedbe projekta zavodu(npr. posredovanje liste prisotnosti in ob pridobitvi ustreznih soglasij tudi fotografij uporabnikov zavodu)
KAKŠNE SO VAŠE PRAVICE GLEDE VAŠIH OSEBNIH PODATKOV IN KAKO JIH LAHKO UVELJAVLJATE?
Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uresničujete svoje pravice v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov glede vsakega skupnega upravljavca (zavoda ali koordinatorja) in proti enemu ali drugemu oziroma proti obema.
V zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov s stani našega zavoda ali zadevnega koordinatorja v povezavi z aplikacijo Spletna učilnica oziroma prijavo na zadevni dogodek, nas lahko brez zadržkov kontaktirate preko elektronskega naslova dpo@simbioza.eu, oziroma nas pokličete na 040 336 311 znotraj rednega delovnega časa (ponedeljek – petek od 9:00 do 16:00).
Prav tako lahko na navedeni naslov uporabljate za pošiljanje vaših zahtev in uveljavljanje drugih pravic, ki so povezane z osebnimi podatki in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov.
Zahteve lahko vložite na način, ki omogoča vašo identifikacijo, in sicer z izpolnitvijo obrazca, ki je predviden za uresničevanje vsake posamezne pravice in je objavljen na spletni strani https://www.ip-rs.com/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/, ali na drug dokumentiran način (npr. ustna zahteva na zapisnik preko telefona, pisna zahteva preko elektronske ali fizične pošte).
Vaše pravice
Pravica do preklica privolitve oziroma delnega preklica privolitve
Če ste kot posameznik privolili v obdelavo vaših osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (glej 1. točko tega obvestila), imate pravico, da to svojo privolitev (soglasje) kadarkoli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Vaša privolitev k obdelavi osebnih podatkov za namene, ki smo jih opisali v teh informacijah, je prostovoljna. Privolitev za obdelavo podatkov lahko kadarkoli omejite oziroma prekličete, tako da nas kontaktira na dpo@simbioza.eu, oziroma nas pokličete na 040 336 311.
Zavod bo tudi po preklicu vaše privolitve obdeloval le tiste podatke, ki jih bo moral zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, zaradi izvajanja pogodbe z vami, (npr. brez katerih ne moremo izvršiti vašega naročila, doakzati vaše navzočnosti na dogodku, ipd.), oziroma zaradi zasledovanja svojih zakonitih interesov.
Pravica dostopa do osebnih podatkov
Kot posameznik imate pravico od zavoda dobiti potrditev, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in, kadar je temu tako, pridobiti dostop do osebnih podatkov in določene informacije: o namenih obdelave, o vrstah osebnih podatkov, o uporabnikih, o obdobjih hrambe oziroma merilih za določitev obdobij, o obstoju pravice do popravka ali izbrisa podatkov, pravice do omejitev in ugovora obdelavi in pravice do pritožbe pri nadzornem organu, o viru podatkov, če podatki niso bili zbrani pri vas, o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, razlogih zanj ter pomenu in posledicah take obdelave za vas, ter druge informacije v skladu s 15. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.
Pravica do popravka osebnih podatkov
Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Kot posameznik imate, ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
Pravica do izbrisa osebnih podatkov (»pravica do pozabe«)
Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z vami, zavod bo podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisalo ne glede na vaš poziv, kadar obstaja eden od naslednjih razlogov:
(a) podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani oziroma drugače obdelani,
(b) če prekličete privolitev, za obdelavo pa ne obstaja druga pravna podlaga,
(c) če ugovarjate obdelavi, za obdelavo pa ne obstajajo prevladujoči zakoniti razlogi,
(d) podatki so bili obdelani nezakonito,
(e) podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravnih obveznosti v skladu s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za ponudnika,
(f) podatki so bili zbrani v zvezi s ponudb storitev informacijske družbe.
Kot posameznik pa v določenih primerih, opisanih v 3. odstavku 17. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov, nimate pravice do izbrisa podatkov.
Pravica do omejitve obdelave
Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod omeji svojo obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar obstaja eden izmed naslednjih primerov:
(a) če oporekate točnosti podatkov za obdobje, ki zavodu omogoča preveriti točnost podatkov,
(b) obdelava je nezakonita, vi pa nasprotujete izbrisu podatkov in namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
(c) podejetje podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, vendar pa jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje in obrambo pravnih zahtevkov,
(d) ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi podejetja prevladajo nad vašimi razlogi.
Pravica do prenosljivosti podatkov
Kot posameznik imate pravico, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki ste jih posredovali zavodu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in imate pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas zavod, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviralo, in sicer kadar:
(a) obdelava temelji na privolitvi ali na pogodbi in
(b) se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
Kot posameznik imate pri uresničevanju navedene pravice do prenosljivosti pravico, da se osebni podatki neposredno prenesejo od enega upravljavca (npr. zavoda) k drugemu, kadar je to tehnično izvedljivo.
Pravica do ugovora obdelavi
Kot posameznik imate na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, ki je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene zavodu (točka (e) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov) ali je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva zavod ali tretja oseba, vključno z oblikovanjem profilov na podlagi navedenih obdelav; zavod preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene trženja, ima posameznik pravico, da kadarkoli ugovarja obdelavi podatkov v zvezi z njim za namene trženja, vključno z oblikovanjem profilov, kolikor je povezano s takim neposrednim trženjem, pri čemer kadar posameznik ugovarja obdelavi za namene neposrednega trženja, se podatki ne obdelujejo več v te namene.
Kadar se podatki obdelujejo v znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene, ima posameznik pravico, da iz razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, ugovarja obdelavi podatkov v zvezi z njim, razen če je obdelava potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja iz razlogov javnega interesa.
Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu
Brez poseganja v katerokoli drugo (upravno ali drugo) pravno sredstvo imate kot posameznik pravico, da vložite pritožbo pri nadzornemu organu, zlasti v državi, v kateri imate običajno prebivališče, v kateri je vaš kraj dela ali v kateri je domnevno prišlo do kršitve (v Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec), če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši predpise o varstvu osebnih podatkov:
– Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.com, telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.com.
DRUGE INFORMACIJE GLEDE OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV V POVEZAVI Z APLIKACIJO SPLETNA UČILNICA:
1. Informacije o viru osebnih podatkov
Osebni podatki, ki jih zavod obedluje v povezavi z aplikacijo Spletna učilnica, ne izvirajo iz javnih virov, pač pa jih zavod obdeluje na podlagi dejstva, da ste zavodu kot samostojnemu upravljavcu podatke zaupali ob registraciji vašega uporabniškega računa.
1.1 Pregled pravnih podlag in namenov obdelave osebnih podatkov v povezavi z aplikacijo Spletna učilnica:
- Na podlagi pogodbenega razmerja z uporabnikom aplikacije Spletna učilnica:
Ob registraciji uporabniškega računa, uporabnik aplikacije Spletna učilnica soglaša s pogoji uporabe aplikacije, ki so dostopni na naslovu www.simbioza.eu/splošni-pogoji-uporabe-aplikacije/, pri čemer zavod kot skupni upravljavec obdeluje posredovane osebne podatke uporabnika na podlagi nastalega pogodbenega razmerja, za namene ki so opisani pod točko Skupni nameni obdelav osebnih podatkov oziroma pod točko Ločeni nameni obdelav – zavod tega dokumenta.
V opisanih primerih nam vaše osebne podatke zagotovite kot del pogodbenih obveznosti ob registraciji uporabniškega računa, pri čemer za obdelavo vaših osebnih podatkov posledično ne potrebujemo vašega izrecnega soglasja.
1.2. Na podlagi zakona ali drugih predpisov:
V zavodu lahko osebne podatke obdelujemo tudi za namene izpolnitve zakonskih in drugih predpisov, posebej tistih, ki urejajo ponujanje storitve informacijske družbe (npr. podatke o letnici rojstva pri osebah, ki so mlajše od 15 let).
1.3. Na podlagi vašega izrecnega soglasja:
Uporabniki aplikacije lahko z obdelavo osebnih podatkov s strani zavoda kot skupnega upravljavca, soglašajo na pisnem obrazcu, ki ga priskrbi zadevni koordinator, kot drugi skupni upravljavec.
V teh primerih zavod kot skupni upravljavec obdeluje osebne podatke za namene, ki so opisani pod točko Skupni nameni obdelav osebnih podatkov.
Podaja privolitve je prostovoljna in če se odločite, da je ne želite podati oziroma jo kasneje prekličete, to v nobenem primeru ne posega v druge vaše pravice, ki izhajajo iz razmerja s zavodm oziroma koordinatorjem, oziroma za vas ne predstavlja dodatnih stroškov ali oteževalnih okoliščin.
Posameznik lahko preklic izjave kadarkoli poda pri zadevnemu koordinatorju oziroma zavodu na enostaven način, torej s elektronskim sporočilom poslanim na naslov dpo@simbioza.eu.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
1.4. Na podlagi zakonitih interesov zavoda
Določene osebne podatke smemo obdelovati za namene zavarovanja naših legitimnih interesov, kadar bi bila na primer obdelava osebnih podatkov na primer potrebna za to, da zavarujemo naše poslovanje pred potencialnimi goljufijami, oziroma potrebna z vidika inšpekcijskih postopkov oziroma civilnih ali drugih postopkov, bomo obdelovali zgolj tiste podatke, ki so nujno potrebi za zasledovanje tega legitimnega cilja zavoda.
Zavod pa sme obdelovati tudi osebne podatke posameznika v kolikor je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika ali druge fizične osebe (npr. vpogled v naslov posameznika, ki mu preti neposredna in huda nevarnost).
2. Kako dolgo hranimo oziroma obdelujemo vaše osebne podatke?
Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo vse dokler je to potrebno, da je izpolnjen namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma dokler nek predpis nalaga, da jih moramo hraniti.
Podatki registriranih uporabnikov aplikacije Spletna učilnica se hranijo in obdelujejo še 30 dni od preklica privolitve oziroma ukinitve / izbrisa uporabniškega računa *oziroma dlje, v kolikor za to obstaja zakoniti (legitimni) interes (glej točko 1.4.).
Osebni podatki se po izpolnitvi namena obdelav izbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.
3. Kdo v zavodu in izven njega obdeluje vaše osebne podatke (uporabniki osebnih podatkov)?
3.1. Določeni zaposleni v zavodu
Vaše osebne podatke obdelujejo posamezni zaposleni v zavodu. Zaposleni v zavodu obdelujejo le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za svoje delo, lahko pa si jih tudi posredujejo med seboj, v kolikor delovne naloge in interni pravilnik zavoda to dovoljujejo. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varstva osebnih podatkov.
3.2. Določeni zaposleni pri zdadevnem koordinatorju
V kolikor so bili vaši osebni podatki v aplikacijo vnešeni v okviru prijave na dogodek, ki ga organizira posamezni koordinator, bodo vaše osebne podatke obdelovali posamezni zaposleni pri koordinatorju in morebitni pogodbeni obdelovalci zadevnega koordinatorja.
Seznam vseh koordinatorjev oziroma informacijo o tem, s katerim koordinatorjem zavod deluje kot skupni upravljavec glede vaših osebnih podatkov, lahko od zavoda kadarkoli pridobite tako, da vašo zahtevo pošljete na naslov: dpo@simbioza.eu.
3.3. Državni organi
V določenih primerih, ki jih predpisuje veljavna zakonodaja, mora zavod vaše osebne podatke posredovati oziroma o njih poročati tudi pristojnim državnim organom kakor tudi organom, ki so pristojni za finančni, davčni ali drug nadzor (npr. Urad informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije, Tržni inšpektorat Republike Slovenije, itd.). Posredovati jih je potrebno tudi tretjim osebam, če takšno obveznost posredovanja oziroma razkritja zavodu nalaga zakon.
3.3. Pogodbena obdelava osebnih podatkov
Uporabniki osebnih podatkov so poleg zaposlenih v zavodu tudi zaposleni pri pogodbenih obdelovalcih zavoda, ki lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu zavoda in v mejah pogodbe o zunanji obdelavi osebnih podatkov, ki jo ima zavod sklenjeno z vsakim tovrstnim obdelovalcem. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil zavoda kot upravljavca osebnih podatkov, pri čemer podatkov ne smejo uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.
3.3.1 Ponudnik gostovanja
Gostovanje podatkov, ki se shranjujejo v aplikaciji Spletna učilnica, ponuja izvajalec:
3.3.2. Ponudnik storitve za pošiljanje »newsletter«-jev.
Ponudnik storitve za pošiljanje elektronskih sporočil (»newsletter«-jev) znotraj katere se lahko shranjujejo elektronski naslovi tistih posameznikov, ki so s tovrstno obdelavo izrecno soglašali (glej točko 1.3.), je:
3.5. Iznos osebnih podatkov v tretje države in mednarodne organizacije
Zavod osebnih podatkov ne iznaša v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA (glej točke 3.3.1., 3.3.2.), pri čemer so vsi pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Privacy Shield (https://www.privacyshield.gov/welcome).
Podrobnejše informacije o kategorijah uporabnikov, pogodbenih partnerjih in pogodbenih obdelovalcih zavoda lahko pridobite tako, da zahtevo v zvezi s tem pošljete:
- na elektronski naslov: dpo@simbioza.eu
- po klasični pošti na naslov:
Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, socialno podjetje,
Letališka cesta 3
1000 Ljubljana
4. Piškotki, ki so nujni za delovanje aplikacije Spletna učilnica
Piškotki so male besedilne datoteke, ki jih večina sodobnih spletnih mest shrani v naprave obiskovalcev, torej oseb, ki s svojimi napravami dostopajo do določenega spletnega mesta ali spletne storitve na internetu.
Za svoje temeljno delovanje, aplikacija Spletna učilnica prav tako uporablja tehnologijo piškotkov, pri čemer se nalaganje tovrstnih nujnih piškotkov na vašo napravo opravi samodejno, z uporabo aplikacije. V tem primeru prav tako nismo dolžni pridobiti vašega izrecnega soglasja za namestitev nujnih piškotkov.
Nujni piškotki za delovanje aplikacije Spletna učilnica, ki se naložijo ob vsakokratni rabi aplikacije s strani uporabnika:
|
OZNAKA PIŠKOTKA
|
PONUDNIK
|
ČAS TRAJANJA
|
OPIS
|
|
PHPSESSID
|
https://dweb.si/
|
Čas trajanja seje.
|
Ta piškotek beleži rabo PHP-ja.
|
|
tk_ai
|
https://dweb.si/
|
Čas trajanja seje.
|
Shrani naključno ustvarjen anonimni identifikator uporabnika za namene analitike.
|
|
wordpress_logged_in_###
|
https://wordpress.com/
|
Čas trajanja seje.
|
Potreben za identifikacijo registriranega uporabnika.
|
|
wordpress_sec_###
wordpress_test_cookie
wp-settings-5
wp-settings-time-5
wp-wpml_current_admin_language_###
|
https://wordpress.com/
|
Čas trajanja seje oziroma najdlje en dan.
|
Omogočajo delovanje vtičnika, ki poganja spletno aplikacijo.
|
5. Avtomatizirana obdelava in profiliranje na podlagi soglasja
Zavod obdelavo osebnih podatkov ne vrši na avtomatiziran način in ne uporablja avtomatskega profiliranja.
6. Obdelava osebnih podatkov uporabnikov spletne aplikacije Spletna učilnica, ki so mlajši od 15 let / katerih poslovna sposobnost je omejena ali odvzeta
Postopek registracije uporabniškega računa v aplikaciji Spletna učilnica poteka tako, da bodoči uporabnik najprej odkljuka polje »starejši od 15 let / oseba z omejeno poslovno sposobnostjo« oziroma polje »mlajši od 15 let / oseba s polno poslovno sposobnostjo«. Zavod posledično v tem primeru ne razpolaga z načinom, s katerim bi lahko bolj ekonomično in učinkovito preveril, ali gre pri bodočem uporabniku za osebne podatke osebe mlajše od 15 let oziroma osebe, ki ima omejeno ali odvzeto poslovno sposobnost.
V primeru prijav na skupne dogodke preko aplikacije Spletna učilnica, lahko zavod obdeluje letnice rojstva in osebne podatke oseb, ki so mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, ki jih je v ta namen vnesel v aplikacijo zadevni koordinator, in glede katerih zavod nastopa kot skupni upravljavec osebnih podatkov.
Če starši ali skrbniki osebe mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo ugotovijo, da njihov otrok oziroma varovanec uporablja aplikacijo Spletna učilnica brez njihovega soglasja, oziroma, da je taka oseba zavodu prostovoljno posredovala še druge osebne podatke, ki od nje niso bili zahtevani, lahko to sporočijo zavodu in zahtevajo izbris osebnih podatkov na naslovu dpo@simbioza.eu.
V nadpisanem primeru oziroma v kolikor bo zavod sam naknadno ugotovil, da obdeluje osebne podatke osebe, ki je mlajša od 15 let, oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo brez privolitve starša ali skrbnika, bo naredil vse kar je potrebno, da se vsi posredovani osebni podatki takšnih oseb zbrišejo.
Vsaka komunikacija, namenjena mlajšim od 15 let oziroma osebam z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, bo primerna njihovi starosti oziroma razumevanju in ne bo izkoriščala njihove zaupljivosti, pomanjkanja izkušenj ali občutka lojalnosti.
7. Varovanje vaših osebnih podatkov
V zavodu osebne podatke skrbno hranimo in varujemo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-
tehničnimi postopki ter ukrepi, s čimer podatke varujemo pred slučajnim ali namernim nepooblaščenim vpogledom, uničevanjem, spreminjanjem ali izgubo, ter nepooblaščeno razkritjem oziroma drugo obliko obdelave, h kateri niste izrecno soglašali.
Zavod je v ta namen prav tako sprejel ustrezne interne procese, ter vzpostavil različne ukrepe (npr. dodeljevanja, uporaba in spreminjanje gesel, zaklepanje prostorov, pisarn, in nahajališč strežnikov in delovnih postaj, redno posodabljanje podporne programske opreme in nadgradnja varnostno oporečnih komponent, fizično varovanje gradiva, ki vsebuje osebne podatke na za to posebej določenih mestih, usposabljanje zaposlenih, ipd.).
Enake varnostne zaveze zavod terja tudi od koordinatorjev in svojih pogodbenih obdelovalcev.
8. Na koga se lahko obrnete v zvezi z dodatnimi pojasnili glede obdelovanja osebnih podatkov v zavodu in glede vaših pravic?
Kontaktirate nas lahko:
- preko elektronskega naslova: dpo@simbioza.eu
- po klasični pošti na naslov:
Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, socialno zavod
Letališka cesta 3
1000 Ljubljana
8. Končne določbe
Te splošne informacije o obdelavi osebnih podatkov v povezavi z aplikacijo Spletna učilnica lahko občasno posodabljamo z namenom, da bi njihova vsebina bolje odražala spremembe v varovanju podatkov, oziroma iz drugih operativnih in pravnih razlogov.
V kolikor bi vsebino teh splošnih informacij o obdelavi osebnih podatkov bistveno spremenili, bomo o tem objavili novico na našem spletnem mestu, oziroma bomo registrirane uporabnike o tem obvestili preko elektronskega sporočila.
Informacije oziroma določila iz tega obvestila veljajo in se uporabljajo od 1. 12. 2020 dalje.
Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, so. p.
